Êtes-vous prêts pour la planification automatique?

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16/10/2017 11:21

CELCAT Automation (Planification automatique) est un outil puissant pouvant apporter de nombreux avantages à votre établissement – il permet d’améliorer non seulement les processus mais également la qualité de votre emploi du temps. Il serait faux de croire qu’il suffira tout simplement d’appuyer sur un bouton pour produire un emploi du temps; tous les éléments et règles de l’emploi du temps doivent d’abord être établis et exprimés d’une façon telle que le planificateur (un algorithme informatique) pourra les utiliser.

Des prérequis de haut niveau sont nécessaires pour pouvoir adopter la planification automatique ; ils sont abordés ci-dessous et seront traités plus en détails dans de futurs blogs.

Pour implémenter avec succès CELCAT Planification des modules, l’établissement doit avoir:

  • Une bonne compréhension de ce que CELCAT Planification automatique est et n’est pas. La planification automatique est souvent interprétée comme une solution remplaçant ou supprimant toute intervention humaine, ce qui n’est pas le cas.
  • Des indicateurs clairement définis, sans équivoque, doivent permettre d’évaluer la qualité d’un emploi du temps en fonction d’une classification de sous-ensembles ; ils doivent être exprimés sous forme de contraintes dans la planification automatique. Ces indicateurs doivent être officiellement adoptés, inclus dans un document de politique des emplois du temps et endossés par les responsables de l’enseignement.
  • Un ensemble de rôles et responsabilités clairs et sans ambiguïté pour l’équipe responsable de la création de l’emploi du temps et pour le personnel qui fournit des données et des retours à cette équipe. Il est capital que cet ensemble de rôles et responsabilités soit facile à comprendre et disséminé à tous les niveaux de l’établissement, en particulier si une équipe centrale de gestion des emplois du temps a autorité pour décider de l’heure (et pas seulement des salles) des événements de l’emploi du temps.
  • Suffisamment de temps et de ressources pour pouvoir capturer les données et les modèles, pour définir les contraintes, pour vérifier que tous ces éléments soient complets et corrects, mais également pour exécuter la planification automatique à plusieurs reprises, pour mesurer les sorties par rapport à des indicateurs de qualité et pour ajuster les contraintes sous-jacentes ainsi que leur pondération afin d’obtenir les résultats escomptés. Dans la majorité des cas, une pleine implémentation de la planification automatique dans le but de remplacer ou d’assister la planification manuelle requiert au moins 12 mois de travail et bien souvent une année de gestion manuelle/automatique des emplois du temps en parallèle est nécessaire avant de pouvoir adopter définitivement et exclusivement la planification automatique. C’est en particulier la création des modèles qui risque de mobiliser beaucoup de temps et de ressources et elle devra donc être planifiée avec beaucoup de soin.
  • Une stratégie clairement définie afin d’éviter des conflits affectant les étudiants si la planification automatique est utilisée pour affecter les heures. Si les données sur les étudiants sont utilisées (et en général ce n’est possible que pour les données sur les étudiants après leur première année), les dates butoirs et les mesures permettant d’obtenir à temps des données exactes et complètes doivent être incorporées dans le planning du projet. Pour les étudiants de première année (et/ou peut-être pour tout l’emploi du temps), il est important qu’une structure de données (normalement les groupes dans CELCAT) soit acceptée par tous. Elle permettra de modéliser les combinaisons de matières/événements autorisées dans les modules validés, de sorte que la planification des modules ne créera pas de conflits entre événements qui pourraient partager les mêmes étudiants une fois que les inscriptions commencent.

Enfin, un bon test à l’acide pour savoir si un établissement est prêt à implémenter la planification automatique consiste à répondre à cette question : quand vous utilisez les Conseillers, suggèrent-ils des créneaux, des salles et du personnel qui soient possibles pour vos événements? Si la réponse est “oui“, alors il est probable que vous pouvez encoder ces règles dans la planification automatique de sorte qu’elle puisse (pour simplifier) exécuter rapidement les Conseillers pour des douzaines (voire des milliers) d’événements et utiliser les résultats pour affecter des créneaux et/ou des salles/du personnel pour créer un emploi du temps qui fonctionne bien en pratique. Si toutefois la réponse est ‘non’, il est alors probable que beaucoup plus de préparation devra avoir lieu avant que la planification automatique ne puisse être adoptée.

Ivan Meyer - Automation