Qu’est-ce qu’un rapport ?

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18/07/2017 12:00

On me demande souvent “comment est-ce que je peux produire un rapport?”. Ma première question est alors “qu’est-ce que vous entendez par ‘rapport’”? Mon expérience m’a en effet appris que le terme “rapport” peut revêtir 3 significations différentes:

  • Fournir des données à examiner.
  • Développer la fonctionnalité de production de rapport d’un logiciel quand ils souhaitent avoir plus de clarté ou constatent qu’il leur manque une fonctionnalité.
  • Fournir des informations qui résument des données.

Analysons chacune de ces significations.

Fournir des données à examiner

Certains membres du personnel savent bien traiter les données. Donnez-leur des données dans un tableur et ils peuvent produire des rapports de gestion très élaborés. Toutefois, ils ne sont peut-être pas en mesure de traiter des données qui sont stockées dans des bases de données, comme c’est le cas pour CELCAT Timetabler.

Quand on donne accès aux données, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs.

Qualité des données

Les données sont-elles à jour? Certains enregistrements sont mis à jour seulement quelques minutes après que des données à jour aient été communiquées au gestionnaire des données, tandis que d’autres enregistrements ne seront plus mis à jour après une certaine date. La structure des données dans une base de données est-elle la même que dans d’autres? Par exemple, le département des relations humaines pourrait utiliser les numéros des membres du personnel tandis que CELCAT utilise leurs noms et prénoms, ces données pouvant changer indépendamment les unes des autres.

Intégrité des données

Un autre aspect important des données: les personnes utilisent-elles les mêmes termes pour designer la même chose? Une université que je connais a un département qui est appelé soit Département de comptabilité et droit, soit Département de droit et comptabilité, soit Département de droit et de comptabilité.

Sécurité des données

Pour accéder aux données d’une base de données, vous devez contourner la sécurité des systèmes informatiques. Il est donc important de veiller à ce que la sécurité des rapports adopte des règles de sécurité similaires. Adopter une stratégie de sécurité des données au niveau de l’établissement serait donc logique.

Développer la fonctionnalité de production de rapports

Les données sont en général fréquemment consultées. Notre système nous permet d’imprimer par exemple l’emploi du temps d’une salle, mais vous souhaiterez peut-être également obtenir une liste d’événements pour la journée et une liste d’équipements réservés pour cette salle. Cela est possible à l’aide d’un rapport, par exemple en utilisant CELCAT Live. En activant les liens dans Live, il est possible de créer un lien hypertexte permettant d’ouvrir une page Web ou un rapport SSRS pour une salle spécifique et les services techniques pourront alors voir quels équipements sont requis.

J’ai pu aider un établissement à gérer les membres des sous-groupes à l’aide de rapports, ce qui a simplifié la gestion des étudiants.

Fournir des informations qui résument des données.

Un rapport sert en général à fournir un résumé des données de l’établissement. Des rapports peuvent être distribués et indiquer les taux d’absence, l’utilisation des salles, les ratios personnel/étudiants et une analyse des coûts. Autrefois, le service Informatique remettait aux gestionnaires un rapport sous forme d’un document très épais ou sous forme de PDF de 50 – 100 pages. Des outils de production de rapport basés sur le Web offrent une approche plus moderne et un rapport de haut-niveau peut permettre d’explorer plus rapidement des données spécifiques au lieu de devoir effectuer toute une recherche dans un document imprimé pour trouver un département spécifique par exemple.

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