Responsable des données

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31/05/2017 08:02

 

Responsable des données

 

J’ai abordé précédemment le thème des sources de données principales. Aujourd’hui, j’aimerais approfondir ce sujet en parlant de la façon dont les données peuvent être contrôlées et gérées et pourquoi.

Prenons par exemple le système utilisé par le Département des Ressources Humaines (DRH) - les personnes à consulter en cas de questions sur les données de ce système sont le personnel de la DRH.

Ce sont ces personnes qui ajoutent ou suppriment des membres du personnel du système et gèrent les changements de noms, d’adresses, de numéros de téléphone, etc. La DRH pourrait donc être considérée comme ‘responsable des données’ en ce qui concerne les données sur le personnel contenues dans le système de la DRH.

Dans le cas du système de gestion des étudiants, les choses pourraient être un peu plus compliquées. Dans certains établissements, un étudiant peut être saisi dans le système de gestion des étudiants dès qu’il dépose sa candidature ou soumet une demande de renseignements. Dans d’autres établissements, ces informations sont saisies sur un autre système, ou les étudiants ne sont saisis dans le système de gestion des étudiants qu’à partir du moment où ils s’inscrivent dans l’établissement.

Il est également possible de constater que de plus en plus d’établissements permettent aux étudiants de mettre à jour eux-mêmes leurs adresses et numéros de téléphone. Les données sur les examens peuvent également être incluses dans le système de gestion des étudiants et être gérées par un autre département.

 

Il n’est donc pas possible de définir un département unique comme ‘responsable des données’ pour le système de gestion des étudiants. Certains diront qu’ils savent qui est le propriétaire du système (c.-à-d. qui peut y modifier ou ajouter des données) et que c’est un département, comme par exemple celui de la scolarité, qui est responsable de ses données. Toutefois, être propriétaire d’un système n’est pas la même chose qu’être responsable des données – je pourrais très bien être le propriétaire du système de gestion des étudiants mais les numéros de téléphone pourraient être de ma responsabilité mais également de celle de l’étudiant.

Pour le système de gestion des étudiants, il est important d’enregistrer chaque donnée – par exemple, le numéro de téléphone et l’adresse, mais également d’identifier qui peut ajouter ou modifier ces données. Ces personnes seront ‘responsables’ de ces données. Il est également important d’identifier les systèmes où ces données sont affichées et peuvent être mises à jour.

Quand on sait précisément quelles données peuvent être modifiées et par qui, il est possible alors de:

  • se demander si c’est acceptable ;
  • vérifier d’où ces données peuvent être accédées et par qui ;
  • déterminer la source de chaque donnée et repérer les incohérences; par exemple, dans le cas où un enseignant met à jour son système lorsqu’un étudiant l’informe de son changement d’adresse email, il est important de savoir dans quelle mesure les autres systèmes seront affectés.

    Seddon Kirk

 

 

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