JTL

JTL améliore la gestion des présences et l’efficacité opérationnelle grâce à Celcat

JTL, un important prestataire de services d’apprentissage travaillant avec 8 000 apprentis et 3 800 employeurs en Angleterre et au Pays de Galles, a été confronté à d’importantes difficultés pour gérer l’assiduité dans son vaste réseau de centres de formation.

Les processus manuels impliquant des feuilles de calcul étaient source d’inefficacité, d’un manque de visibilité centralisée et de difficultés en matière d’intervention précoce et de protection. Pour résoudre ces problèmes, JTL a mis en place le logiciel de gestion des présences de Celcat, ce qui a permis d’améliorer la précision, l’efficacité et la gestion globale des présences.

Des feuilles de calcul manuelles au contrôle centralisé

Avant de mettre en œuvre Celcat, JTL s’appuyait fortement sur des processus manuels, principalement des feuilles de calcul, pour assurer le suivi des présences. Cela posait plusieurs problèmes :

• Le suivi des présences prenait beaucoup de temps et nécessitait un effort administratif important.
• Les données relatives à la fréquentation étaient dispersées entre les différents centres, ce qui rendait difficile l’obtention d’une vue d’ensemble ou l’identification de tendances.
• L’absence d’alertes automatisées a entravé l’intervention précoce auprès des apprentis à risque et a potentiellement retardé les réponses aux problèmes de protection.
• Les données relatives à l’assiduité n’étaient pas formatées de manière cohérente, ce qui rendait difficile la comparaison de l’assiduité entre les différents centres de formation.

Mise en œuvre du logiciel Celcat Attendance

JTL a mis en œuvre le logiciel de gestion des présences de Celcat pour rationaliser ses processus de gestion des présences. Les principales fonctionnalités qui se sont avérées bénéfiques sont les suivantes

• Système centralisé : Celcat a fourni une plateforme centralisée pour la gestion des données de présence dans les 74 centres de formation.
• Contrôle d’accès : Le système a permis un contrôle minutieux de l’accès des utilisateurs, garantissant que les membres du personnel ne pouvaient consulter que les données relatives à leurs apprentis.
• Alertes automatisées : Les alertes automatisées de Celcat ont informé les employeurs et les équipes de protection sociale des absences des apprentis, ce qui leur a permis d’agir rapidement.
• Intégration des données : Celcat a facilité l’importation des données du système MIS de JTL, garantissant ainsi des informations précises et à jour.
• Types de notes personnalisables : La possibilité de personnaliser les types de notes a permis au JTL de saisir des motifs d’absence spécifiques, tels que les absences liées à l’employeur.
• Rapports et analyses : Celcat a fourni des capacités de reporting complètes, permettant à JTL d’analyser les tendances de la fréquentation et d’identifier les apprentis à risque.
• Intégration du système de gestion des horaires : L’intégration de Celcat avec le système de gestion des horaires a permis d’identifier les erreurs de programmation.

Amélioration de la précision, de l’efficacité et du soutien aux étudiants

La mise en œuvre du logiciel de gestion des présences de Celcat a produit plusieurs résultats positifs pour JTL :

• Celcat a considérablement réduit le temps administratif et rationalisé le processus de suivi des présences.
• Le système centralisé et l’intégration des données ont permis de minimiser les erreurs et de garantir l’exactitude des registres de présence.
• Celcat a fourni une vue d’ensemble des données de fréquentation de tous les centres de formation, ce qui a permis d’améliorer l’analyse et la prise de décision.
• Des alertes automatisées et des données actualisées ont facilité l’intervention précoce auprès des apprentis à risque et renforcé les mesures de protection.
• L’intégration du timetabler a permis d’obtenir des informations sur l’utilisation des ressources, ce qui a permis une affectation plus efficace.
• Amélioration du respect des exigences en matière de financement grâce à des rapports de fréquentation précis.
• Le taux de réussite de JTL a augmenté ; il s’élève à 63,9 %, contre 62,8 % en 2022/23 et 61,4 % en 2021/22.

Principaux enseignements

• Le logiciel de gestion des présences de Celcat a fourni à JTL une solution centralisée, efficace et précise pour gérer les présences dans son vaste réseau.
• Les fonctionnalités du logiciel ont permis à JTL d’améliorer la précision des données, de rationaliser les processus et d’améliorer le soutien aux apprentis.
• JTL recommande vivement Celcat attendance à d’autres prestataires de formation, citant sa facilité d’utilisation, ses fonctionnalités robustes et son excellent service client.

En mettant en œuvre le logiciel de gestion des présences de Celcat, JTL a transformé ses processus de gestion des présences, ce qui lui a permis de gagner en efficacité, d’améliorer la visibilité des données et d’apporter un meilleur soutien à ses apprentis.