Collège de Walsall

Le Walsall College transforme son système de paie avec Celcat Staff Pay Claim

Après être passé d’un système de paie manuel à des méthodes semi-automatiques, le Walsall College recherchait une solution plus intelligente et mieux intégrée pour gérer la complexité croissante des demandes de paiement. Confronté à l’arrêt prochain de son ancien système et à un besoin pressant d’amélioration de la précision, de la transparence et d’une intégration transparente, l’établissement a trouvé une solution opportune et transformatrice dans le logiciel Staff Pay Claim de Celcat.

Le défi

Avant de mettre en place Celcat Staff Pay Claim, le Walsall College utilisait VT2000. Bien qu’il s’agisse d’un progrès par rapport aux méthodes entièrement manuelles, il comportait encore des limitations majeures. L’intégration avec le système de gestion des horaires dépendait de scripts fragiles, écrits en interne ou par le fournisseur, selon le problème, qui tombaient fréquemment en panne lorsque les données relatives aux horaires changeaient. Cela entraînait des divergences, nécessitait des corrections manuelles et créait des inefficacités permanentes.

Les problèmes de conformité, les entrées en double et les demandes manuelles pour le travail non chronométré (comme les assistants d’aide aux apprenants qui soutiennent les étudiants à besoins spécifiques) étaient fréquents. Le processus reposait également en grande partie sur les courriels, ce qui augmentait encore le risque d’erreurs et de trop-perçus.

L’un des principaux goulets d’étranglement était le processus d’approbation. Les responsables hiérarchiques approuvaient les sessions sur la base de calendriers préétablis, de sorte que le personnel n’avait guère la possibilité d’initier ses propres demandes. Combiné à des transferts de données incohérents entre les systèmes, cela rendait l’ensemble du processus vulnérable aux pannes.

La solution

Le logiciel Staff Pay Claim de Celcat a été officiellement déployé au Walsall College en août 2024 après un travail préparatoire. Le Walsall College a travaillé en collaboration avec les consultants de Celcat pour adapter le système à ses structures internes de conformité et de paie. Un membre de l’équipe chargée de la paie a joué un rôle crucial dans la réussite du lancement en apportant une connaissance approfondie du système existant et en guidant le développement.

Les principaux éléments de la solution sont les suivants :

• L’automatisation basée sur les horaires a permis de minimiser les réclamations manuelles.
• Soumission des demandes de remboursement à l’initiative du personnel, avec accès par signature unique.
• Des supports de formation personnalisés, y compris des vidéos et des guides d’utilisation pour le personnel et les responsables hiérarchiques.
• Traitement intégré de plusieurs postes, garantissant l’attribution correcte des pensions et la séparation des demandes.
• Des fenêtres flexibles pour les périodes de paie, ce qui permet de disposer de plus de temps pour des soumissions précises.

Résultats et avantages

Le logiciel de gestion des salaires de Celcat s’est avéré être une solution fiable, évolutive et conviviale, améliorant considérablement la précision et réduisant les erreurs pour le Walsall College. En résolvant en grande partie des problèmes tels que les sessions en double et les trop-perçus, le collège a atteint une nouvelle norme en matière de traitement des salaires.

Le système a également rationalisé le flux de travail, permettant au personnel de soumettre des demandes directement et aux responsables hiérarchiques de les approuver avec un minimum d’effort. Avant août 2024, l’équipe chargée de la paie passait beaucoup de temps à envoyer de nombreux courriels pour trier les heures qui n’étaient pas prises en compte et les demandes qui n’étaient pas payées. Depuis août 2024, le processus est devenu beaucoup plus clair : si un horaire n’est pas présent, le personnel ne sera pas payé, ce qui a éliminé le problème antérieur d’éviter la responsabilité en l’attribuant à quelqu’un d’autre et a accéléré l’ensemble du processus. L’équipe chargée de la paie ne consacre plus que trois à quatre jours à la finalisation du fichier de paie une fois la période de paie clôturée, ce qui représente une amélioration considérable par rapport aux jours, voire aux semaines, consacrés auparavant aux demandes de renseignements et aux réclamations manuelles.

Grâce à l’unification des systèmes de gestion des créances salariales et des échéanciers, les erreurs de mappage des données ont été éliminées, ce qui a permis de renforcer l’alignement interne entre les responsables des systèmes d’information et de gestion, des services de paie et des départements. Les fonctions de reporting améliorées fournissent au personnel chargé de la paie une série de rapports standardisés sur les demandes autorisées, les centres de coûts, les maladies et les absences, ce qui garantit la confiance avant le téléchargement de la paie. Le système peut également gérer facilement les situations délicates, comme le personnel qui a plus d’un rôle, les changements d’horaire pour les étudiants qui ont besoin d’un soutien supplémentaire, et la rémunération supplémentaire pour les heures supplémentaires.

Réflexions et enseignements clés

Parminder Sidhu, responsable de la paie au Walsall College, a souligné que la transition ne s’est pas faite sans résistance culturelle initiale, en particulier avec le passage à des réclamations initiées par le personnel. Cependant, une communication cohérente, une formation proactive et la préparation du système ont permis un lancement en douceur.

« Le test le plus important a été notre première grande période de paie en octobre 2024, et nous l’avons réussi. Cette confiance s’est maintenue à chaque période de paie depuis lors », a-t-elle déclaré.

M. Sidhu a également souligné que la flexibilité du système de rémunération du personnel de Celcat et le soutien de l’équipe ont été déterminants pour la réussite de l’opération. « On nous a donné une coquille. Ce que nous avons maintenant, c’est une solution entièrement personnalisée qui s’adapte à la structure unique de notre établissement.

D’un point de vue personnel, le passage à Celcat était la bonne solution. Même sans expérience pratique préalable, j’ai pu gérer les soumissions et les approbations, générer le fichier et le télécharger dans le système de paie lorsqu’un collègue était absent. Le système est facile à utiliser, et les responsables et le personnel trouvent maintenant qu’il est très facile de soumettre et d’approuver les demandes en cliquant simplement sur un bouton ».

Pour le Walsall College, le logiciel Staff Pay Claim de Celcats s’est avéré être une solution fiable, évolutive et conviviale. Avec une plus grande précision, une réduction de la charge de travail administratif et une diminution des écarts financiers, le collège a atteint un nouveau standard dans le traitement des salaires.

Après un an d’utilisation, plus de 100 membres du personnel utilisent le système Celcat Staff Pay Claim, et l’équipe chargée de la paie est confiante dans ses performances. Elle considère que l’investissement en vaut la peine et qu’il est porteur d’avenir.