Imaginez ceci : vous avez le logiciel de gestion des emplois du temps idéal, vous connaissez parfaitement ses capacités et vous êtes un utilisateur expérimenté. Vos emplois du temps sont bouclés et le système est prêt à afficher des emplois du temps personnalisés. Cependant, à l’approche du nouveau trimestre, vous vous rendez soudain compte que les étudiants ne peuvent voir leurs emplois du temps parce qu’ils n’ont jamais été ajoutés à leurs groupes dans la base de données. La prise de conscience du problème et de sa cause survient souvent au pire moment. Des demandes urgentes sont envoyées à votre équipe, ce qui perturbe son travail et lui cause un stress inutile.
Cela vous semble familier ? Beaucoup d’entre nous ont connu le chaos d’une tâche oubliée et la course effrénée pour y remédier. Après près de 20 ans dans le domaine de la gestion des emplois du temps et quelques années passées en tant que consultant en implémentation de Celcat, j’ai vu d’innombrables tâches, petites et grandes, passer à travers les mailles du filet pour toutes sortes de raisons. L’un des problèmes les plus fréquents dans le domaine de la gestion des emplois du temps universitaires est la dépendance excessive sur quelques employés clés pour maintenir le fonctionnement du processus en place. Si ces personnes manquent une étape critique – ou pire, si elles quittent l’équipe et emportent leur expertise avec elles – l’ensemble du processus peut s’effondrer.
Aucune équipe ni aucun processus n’est parfait et des lacunes en matière de communication sont inévitables. Pour relever ces défis de manière pragmatique, il faut commencer par assurer la transparence des processus. C’est là que l’IA peut faire une réelle différence dans la conception des flux de travail – elle peut aider à tous les niveaux, de la rédaction et de l’ajustement des listes de tâches à la création de visuels de flux de travail.
Commencez par documenter vos processus
Réunissez votre équipe et commencez à définir vos processus. N’oubliez pas d’inclure tous les rôles concernés – si une équipe élabore les emplois du temps, impliquez ceux qui gèrent la scolarité des étudiants, le patrimoine, les ressources humaines et d’autres domaines associés. Vous verrez rapidement apparaître un réseau de facilitateurs qui interagissent avec la gestion des emplois du temps.
Commencez par une vue globale
- Quels sont vos engagements en matière de publication ? (Par exemple, chaque année, chaque trimestre, quatre semaines avant le début du trimestre).
- Qui sont vos publics ? (Par exemple, le personnel, les étudiants, les employeurs, les partenaires extérieurs).
- Quelles sont les principales tâches d’un nouveau cycle de planification des emplois du temps ? (Par exemple, définir les dates des trimestres, mettre à jour les politiques, copier les bases de données précédentes, collecter des données)
À ce stade, consultez votre assistant IA pour vérifier que vous n’avez rien oublié.
Décomposer les détails et créer un flux de travail
Ensuite, décomposez les tâches en sous-tâches :
- Nouvelle base de données (par exemple, création d’une demande, mise en place de contrôles d’accès, gestion des enregistrements)
- Collecte de données (par exemple, mise à jour des processus, definition des dates butoirs)
- Publication (par exemple, demande de publication, mise à jour des paramètres)
Quand les tâches sont définies, comparez-les entre elles pour éviter les doublons et trouver des moyens de gagner en efficacité. Déterminez les dépendances et les délais, puis demandez à votre assistant IA de générer un flux de travail. Ce n’est qu’une fois que toutes les tâches sont cartographiées que vous devez affecter du personnel, ce qui vous permet de préserver une équipe agile et pleinement mobilisée.
Tirer parti de l’IA pour les politiques et les bonnes pratiques
Transmettez vos politiques et vos bonnes pratiques à votre assistant IA et demandez-lui de formuler un plan à l’aide du flux de travail, d’ajouter des listes de vérification et d’identifier les obstacles potentiels. Vous devrez peut-être affiner ce plan à plusieurs reprises.
Passez-le en revue avec toutes les personnes concernées et obtenez la signature des directeurs et des chefs d’établissement. Cela garantit l’adhésion et l’engagement de toutes les parties prenantes.
Amélioration continue grâce à l’IA
Au fur et à mesure que vous progressez dans chaque cycle, revoyez et mettez à jour le processus et introduisez des informations actualisées – n’oubliez pas que vous êtes l’être humain dans la boucle, qui assure la supervision. Demandez à votre assistant IA d’affiner le plan lorsque des changements surviennent. Après quelques cycles, vous disposerez d’un flux de travail solide et réaliste que tout le monde pourra suivre.
De nombreux établissements disposent désormais d’assistants alimentés par l’IA et sont en mesure de transformer leurs processus opérationnels. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une personne pour concrétiser cette vision.
Si vous êtes prêt à voir cette transformation en action, rejoignez-nous à Paris le 25 novembre 2025 pour assister à la prochaine évolution de la gestion des emplois du temps. Nos agents IA optimisent instantanément les emplois du temps, évitent les erreurs coûteuses et maîtrisent la complexité avec facilité, tout en vous permettant de garder le contrôle.
Si vous aimeriez assister à cet événement, veuillez nous en informer et de plus amples informations vous seront envoyées dès que possible.
