Une gestion efficace de l’assiduité offre des avantages qui vont au-delà de la simple satisfaction des exigences réglementaires. Une analyse de l’assiduité peut transformer les données brutes en signaux d’alerte précieux qui favorisent la réussite des étudiants, les initiatives de fidélisation et une utilisation plus efficace de l’espace. Une approche globale de la gestion de l’assiduité intègre divers éléments.
Un système moderne prenant en charge divers points de contact, permettant d’enregistrer les présences par le biais de cartes RFID, de codes QR, d’enregistrements mobiles, de balises Bluetooth et autorisant des modifications manuelles est nécessaire à une gestion efficace. Ces tâches devraient être entièrement intégrées aux emplois du temps pour permettre un suivi automatisé et offrir au personnel des données qui soient exactes et à jour.
Des plateformes avancées intègrent également des fonctions de conformité qui génèrent des rapports prêts à être audités et alignés sur les normes réglementaires, ce qui permet une approche cohérente et fiable du suivi de l’assiduite des étudiants.
L’analyse de données exploitables est un autre élément essentiel ; les tableaux de bord et les outils de reporting peuvent identifier des schémas indiquant les étudiants à risque, que ce soit en raison du non-respect des règles concernant les visas ou de difficultés académiques. À l’université de Greater Manchester, par exemple, des rappels automatisés envoyés aux étudiants absents ont fait passer le taux de marquage des registres de présence des de 80 % à 95 % en un semestre et ont permis au personnel de se concentrer sur des interventions ciblées.
Enfin, l’accessibilité mobile améliore l’expérience des étudiants et du personnel, en facilitant l’accès aux emplois du temps, aux réservations de salles et à l’auto-enregistrement de présence pour les étudiants, tandis que les enseignants peuvent marquer les registres même en déplacement, ce qui réduit les lourdeurs administratives et améliore l’efficacité globale.
Démontrer la valeur pour l’etablissement
La gestion stratégique de l’assiduité apporte une valeur mesurable aux établissements dans de nombreux domaines clés. Elle favorise directement la rétention des étudiants en identifiant rapidement les apprenants « à risque », ce qui permet aux établissements d’intervenir rapidement, d’aider les étudiants à rester sur la bonne voie et de protéger les revenus des frais de scolarité.
Il améliore également de manière significative l’utilisation et la planification de l’espace : la comparaison entre l’occupation prévue et l’occupation réelle des salles fournit des informations précieuses sur la manière dont les espaces sont utilisés, ce qui peut réduire la nécessité de procéder à des audits manuels coûteux. Cette approche fondée sur les données est essentielle pour planifier les projets d’investissement et identifier les possibilités d’offrir des cours en plus.
Enfin, elle renforce la réputation de l’établissement, car un bilan cohérent est essentiel pour maintenir une réputation mondiale, qui joue un rôle vital pour attirer et retenir les étudiants étrangers.
Le bilan
Les universités qui considèrent la gestion de l’assiduité comme un atout stratégique, et non comme une simple corvée administrative, sont bien mieux équipées pour répondre à l’évolution des exigences réglementaires et améliorer les résultats des étudiants.
Même pour les établissements confiants dans leur processus de suivi de l’assiduité, il est désormais indéniable qu’un changement critique de perspective a lieu. L’impératif croissant de décisions fondées sur des données, associé à des réductions de financement à long terme qui font de l’utilisation des espaces un sujet brûlant, et la reconnaissance du fait que les étudiants, en tant que clients payants pour certains etablissements, exigent que l’on mette l’accent sur la rétention, ont collectivement transformé ce point de vue.
Dans ce contexte, l’assiduité ne peut plus être considérée comme un simple exercice de cases à cocher. Les obligations de conformité s’intensifiant, les attentes des étudiants augmentant et les ressources des campus étant sous pression, les systèmes intégrés de gestion de l’assiduité et des emplois du temps ne sont plus facultatifs, ils sont essentiels. Ces solutions offrent les informations en temps réel, l’automatisation et la facilité d’utilisation dont les établissements ont besoin pour rester en conformité avec les réglementations, retenir les étudiants et planifier de manière plus intelligente.