S’orienter vers une surveillance plus stricte de l’UKVI
L’organisme britannique chargé des visas et de l’immigration (UKVI) a renforcé sa surveillance de l’assiduité en termes d’engagement en personne pour les étudiants internationaux, et les enjeux n’ont jamais été aussi importants. Les établissements sont désormais soumis à des audits sur la présence effective en classe, avec une tolérance typique de seulement 20 % pour les cours à distance (pouvant aller jusqu’à 40 % pour les prestataires très respectueux des règles). La non-conformité dans ce domaine peut mettre en péril la licence de parrainage d’un établissement, ce qui a un impact direct sur les revenus tirés des droits d’inscription internationaux.
Une mise à jour de mai 2025 du guide officiel du parrainage d’étudiants renforce ces exigences, en introduisant des obligations plus strictes en matière de tenue de registres et en décrivant des plans d’action spécifiques en cas de manquement.
Une vision plus profonde au-delà de la conformité
Bien que la conformité soit une préoccupation majeure, une gestion efficace de l’assiduité offre des avantages qui vont au-delà de la simple satisfaction des exigences réglementaires. Une analyse intelligente de l’assiduité peut transformer les données brutes en signaux d’alerte précieux qui favorisent la réussite des étudiants, les initiatives de fidélisation et une utilisation plus efficace de l’espace. Une approche globale de la gestion de l’assiduité intègre divers éléments.
Cela commence par un système moderne qui prend en charge divers points de contact, permettant d’enregistrer les présences par le biais de cartes RFID, de codes QR, d’enregistrements mobiles, de balises Bluetooth et de dérogations manuelles. Ces méthodes sont entièrement intégrées aux emplois du temps qui reflètent les horaires d’enseignement en temps réel, ce qui permet un suivi automatisé et garantit au personnel une tenue de dossiers précise et opportune.
Les plateformes avancées intègrent également des fonctions de conformité qui génèrent des rapports prêts à être audités et alignés sur les normes réglementaires, ce qui permet une approche cohérente et fiable du contrôle des engagements.
L’analyse de données exploitables est un autre élément essentiel ; les tableaux de bord et les outils de reporting peuvent identifier des schémas indiquant les étudiants à risque, que ce soit en raison du non-respect des visas ou de difficultés académiques. À l’université du Grand Manchester, par exemple, des » nudges » automatisés ont fait passer le taux d’achèvement des inscriptions de 80 % à 95 % en un semestre et ont permis au personnel de se concentrer sur des interventions ciblées.
Enfin, l’accessibilité mobile améliore l’expérience des étudiants et du personnel, en facilitant l’accès aux emplois du temps, aux réservations de chambres et à l’auto-enregistrement pour les étudiants, tandis que les enseignants peuvent marquer les registres en déplacement, ce qui réduit les lourdeurs administratives et améliore l’efficacité globale.
Démontrer la valeur commerciale
La gestion stratégique de l’assiduité apporte une valeur mesurable aux établissements dans de nombreux domaines clés. Elle favorise directement la rétention des étudiants en identifiant rapidement les apprenants « à risque », ce qui permet aux établissements d’intervenir rapidement, d’aider les étudiants à rester sur la bonne voie et de protéger les revenus des frais de scolarité.
Il améliore également de manière significative l’utilisation et la planification de l’espace : la comparaison entre l’occupation prévue et l’occupation réelle des salles fournit des informations précieuses sur la manière dont les installations sont utilisées, ce qui peut réduire la nécessité de procéder à des audits manuels coûteux. Cette approche fondée sur les données est essentielle pour planifier les projets d’investissement et identifier les possibilités d’offrir des cours supplémentaires.
Enfin, elle renforce la réputation de l’établissement, car un bilan cohérent en matière de conformité est essentiel pour maintenir une réputation mondiale, qui joue un rôle vital pour attirer et retenir les étudiants étrangers.
Le bilan
Les universités qui considèrent la gestion de l’assiduité comme un atout stratégique, et non comme une simple corvée administrative, sont bien mieux équipées pour répondre à l’évolution des exigences réglementaires et améliorer les résultats des étudiants.
Si les établissements ont déjà pu se sentir confiants dans leur contrôle de l’assiduité, il est désormais indéniable qu’un changement critique de perspective s’est opéré. L’impératif croissant de décisions fondées sur des données, associé à des réductions de financement à long terme qui font de l’utilisation des espaces un sujet brûlant, et la reconnaissance du fait que les étudiants, en tant que clients payants, exigent que l’on mette l’accent sur la rétention, ont collectivement transformé ce point de vue.
Dans ce contexte, l’assiduité ne peut plus être considérée comme un simple exercice à cocher. Les obligations de conformité s’intensifiant, les attentes des étudiants augmentant et les ressources des campus étant sous pression, les systèmes intégrés de gestion de l’assiduité et des horaires ne sont plus facultatifs, ils sont essentiels. Ces solutions offrent les informations en temps réel, l’automatisation et la facilité d’utilisation dont les établissements ont besoin pour rester en conformité, retenir les étudiants et planifier de manière plus intelligente.