Université d'East London

Comment l’Université de East London a atteint l’excellence en matière d’emploi du temps grâce à Celcat

Avant Celcat, le système d’emploi du temps de l’Université de l’Est de Londres était confronté à d’importants problèmes, notamment la saisie manuelle des données, une communication inefficace et des problèmes d’intégrité des données. Ces problèmes entraînaient des retards, des conflits d’horaires et une expérience médiocre pour les étudiants. Consciente de la nécessité d’une solution plus moderne et plus efficace, en phase avec son ambitieuse stratégie Vision 2028, l’Université d’East London a consulté Celcat.

Vision 2028, le plan décennal de l’University of East London, vise à remodeler l’éducation par le biais d’initiatives collaboratives, en préparant les étudiants à une économie numérique en rapide évolution. Le partenariat entre Celcat et l’University of East London soutient directement les objectifs de Vision 2028 :

• Automatiser les processus clés : Réduire les efforts manuels, minimiser les erreurs et améliorer l’allocation des ressources.
• Améliorer la transparence et la satisfaction des utilisateurs : Améliorer la communication, fournir des informations en temps réel et améliorer l’expérience des étudiants.
• Rationalisation des opérations : Augmenter l’efficacité et réduire les inefficacités à tous les niveaux de l’emploi du temps, y compris la programmation des cours et des examens, l’enregistrement des présences, les rapports et la réservation des salles.

Principaux résultats

Précision et efficacité accrues des données

Le gestionnaire d’intégration des systèmes (SIM) de Celcat a automatisé les importations de données, éliminant ainsi les saisies manuelles et garantissant la cohérence des données.

L’ancien système de gestion des horaires n’était pas intégré à d’autres systèmes, notamment aux dossiers des étudiants, aux ressources humaines, à Microsoft et à l’affichage numérique. Il y avait beaucoup de doublons dans la saisie des données entre les différentes équipes. Par exemple, les dossiers des modules étaient créés par une équipe dans le système des dossiers des étudiants. Lorsqu’une salle était requise, l’équipe chargée de l’emploi du temps en était informée, souvent à la dernière minute, et le responsable de l’emploi du temps devait recréer l’enregistrement dans le système d’emploi du temps avant de procéder à la réservation. Ce processus était inefficace, peu coordonné et sujet à des erreurs humaines.

Celcat SIM a introduit la libre circulation de l’information entre les systèmes, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L’équipe chargée de l’établissement des horaires n’a plus eu à s’inquiéter des horaires manqués et de la saisie de données inexactes, et a pu se concentrer sur ce qu’elle fait le mieux : l’établissement des horaires et la planification. L’université d’East London a pu publier ses emplois du temps avec une plus grande précision et a avancé de deux mois la publication de l’emploi du temps annuel. Cela a permis aux futurs étudiants et à ceux qui reviennent de planifier leur vie professionnelle et personnelle en fonction de leurs engagements en matière d’éducation.

Une communication et un accès sans faille

Celcat Publishing a remplacé les méthodes obsolètes basées sur le papier et l’envoi de courriels, en offrant un accès en temps réel aux emplois du temps via des plateformes web et mobiles. L’intégration avec le calendrier Outlook a permis aux étudiants et au personnel de disposer d’horaires personnalisés sur leurs appareils, en plus de leurs autres engagements universitaires, ce qui leur a permis de planifier leur temps à l’avance.

L’époque chaotique où des centaines d’étudiants, et parfois même des enseignants, se pressaient devant les tableaux d’affichage et les services d’assistance pour connaître l’horaire de leurs cours, avant de découvrir qu’ils étaient en conflit avec leurs autres engagements, est révolue. Ce changement a permis d’éliminer la nécessité pour les administrateurs de cours d’être postés aux helpdesks et a permis la restructuration des services opérationnels de l’université, ce qui a entraîné la séparation des services aux étudiants et des services du greffe.

Utilisation optimisée des ressources

Les fonctions automatisées de réservation de salles et de primes améliorent l’attribution des salles, garantissant une utilisation optimale et minimisant les conflits d’horaires. L’efficacité opérationnelle s’en trouve améliorée, ce qui permet au personnel de se concentrer sur ses responsabilités académiques et stimule le moral et la productivité. Avant Celcat Automation Premium, l’établissement des emplois du temps dépendait fortement de la connaissance qu’avait le responsable de l’emploi du temps des exigences du programme d’études et de son jugement quant à la priorité de l’attribution. La logique de planification séquentielle de l’ancien système ne permettait pas une bonne utilisation des salles.

Il est souvent difficile d’équilibrer les demandes de salles émanant des différents départements. Ces demandes étaient souvent traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi. L’automatisation permet de traiter toutes les demandes en même temps, ce qui conduit à une distribution plus équitable des ressources. La logique itérative de Celat Automation a également permis une meilleure adaptation des emplois du temps, améliorant les résultats de l’University of East London en matière de reprogrammation, qui sont passés d’environ 70 % à 98 %.

Celcat Automation permet de modéliser, de tester et d’affiner en permanence l’ensemble de l’emploi du temps, et supprime le caractère répétitif de la recherche d’horaires, de personnel et de salles disponibles. L’UEL consacre beaucoup d’efforts à sa planification annuelle à l’aide de Celcat Timetabler, ce qui permet de s’assurer que les plans futurs sont fondés sur des données, conduisant à une meilleure utilisation du domaine et des ressources. Par exemple, avant de planifier, l’UEL a découvert, grâce à la fonction de rapport de Celcat, que les salles étaient demandées à plus de 100 % aux heures de pointe de l’enseignement (mardi et jeudi, 10 heures). L’équipe de gestion de l’université a autorisé des ajustements de la priorité d’attribution et de la politique de programmation pour remédier à cette situation, de sorte que les demandes ont été redistribuées vers les créneaux horaires les moins utilisés.

Amélioration de l’expérience des étudiants

Les étudiants ont bénéficié d’un meilleur accès à l’information grâce aux applications mobiles et aux affichages interactifs sur les campus. Les changements d’horaires sont toujours inévitables. Un temps d’enseignement précieux a été perdu lorsque les emplois du temps n’affichaient pas les données en direct, dans certains cas, jusqu’à 20 minutes ou 33 % d’un cours d’une heure. Cette attention constante à l’amélioration de l’expérience des étudiants se reflète dans les résultats révolutionnaires de l’University of East London dans l’enquête nationale sur les étudiants (NSS) de 2024, où les étudiants ont classé leur expérience au premier rang à Londres, au premier rang en Angleterre et au troisième rang au Royaume-Uni.

Amélioration de la rétention, de la conformité et du soutien des étudiants

Le système de contrôle des présences de Celcat, intégré aux lecteurs de cartes RFID de l’University of East London, a assuré la conformité avec les réglementations de l’UKVI et a permis une intervention précoce auprès des étudiants à risque, améliorant ainsi le soutien, l’engagement et la rétention. Cette méthode électronique simple et rapide permet de gagner un temps précieux en matière d’enseignement et d’apprentissage grâce à l’automatisation du processus d’enregistrement, ce qui permet aux cours magistraux de se dérouler sans aucune perturbation. Ce système a été mis en place pour aider à relever le défi d’un taux d’abandon de 10,5 % au cours de la première année d’études avant l’adoption de Celcat en 2010, taux qui a été ramené à 8,3 % en 2019. La rétention des étudiants est essentielle à la santé financière et à la durabilité d’une université.

Collaboration et responsabilité accrues

L’accès aux fiches horaires et les autorisations de modification des horaires étaient ouverts à tous les utilisateurs avant Celcat, ce qui a posé de nombreux problèmes en matière de responsabilité. Le nombre de licences d’utilisation était limité (licences flottantes) et leur distribution avait entravé l’utilisation du système. La grande flexibilité de Celcat Timetabler en matière d’accès utilisateur basé sur les rôles et de licence de site pour un nombre illimité d’utilisateurs a permis de mettre en place un modèle d’emploi du temps semi-distribué, qui a responsabilisé les départements tout en préservant l’intégrité des données grâce à des contrôles centralisés. Cela a favorisé une culture de la responsabilité, en garantissant que les données étaient exactes et accessibles dans tous les départements, améliorant ainsi la coordination générale, et a permis à l’Université d’East London de remodeler ses structures d’équipe sans contraintes techniques.

Une base pour la croissance future

Grâce à la plateforme flexible et évolutive de Celcat, l’Université d’East London est bien équipée pour s’adapter aux changements futurs et améliorer encore son fonctionnement. Ce partenariat de longue date avec Celcat a fourni une base solide pour la croissance et l’innovation futures, permettant à l’Université d’East London d’améliorer l’expérience des étudiants, de rationaliser les processus administratifs et de maintenir un avantage concurrentiel dans l’enseignement supérieur.

La puissance de Celcat Timetabler

La mise en œuvre réussie de Celcat Timetabling à l’University of East London illustre le pouvoir de transformation de Timetabler dans les opérations éducatives. Au fil des ans, Celcat a considérablement amélioré l’efficacité de la gestion des horaires, l’exactitude des données et la satisfaction des étudiants, tout en favorisant une culture de collaboration et de responsabilité au sein de l’université. Ce partenariat démontre la valeur à long terme d’un investissement dans une solution de gestion des horaires fiable, flexible et innovante qui s’adapte à l’évolution des besoins de l’établissement.

Un engagement en faveur de l’innovation

La crédibilité et la fiabilité de Celcat en ont fait un partenaire inestimable dans le parcours de l’Université d’East London vers l’amélioration de l’efficacité opérationnelle et la réussite des étudiants. Alors que l’Université d’East London continue d’adopter l’innovation et de poursuivre sa stratégie Vision 2028, Celcat s’engage à soutenir la croissance et le succès de l’université à l’ère du numérique.