Université de Suffolk

L’Université du Suffolk révolutionne la collecte de données avec Celcat

L’université de Suffolk a rencontré des obstacles importants dans son processus annuel d’établissement des emplois du temps en raison d’une collecte de données incohérente et de mauvaise qualité de la part des différents départements. Cette approche manuelle et fragmentée s’est traduite par :

• Données soumises dans différents de formats (Excel, Word, etc.).
• Informations manquantes, entraînant des suivis qui prennent du temps.
• Saisie manuelle des données dans Celcat Timetabler, nécessitant souvent l’interprétation d’exigences peu claires.
• Un processus difficile qui a pris 26 à 28 semaines pour compléter l’ensemble de l’emploi du temps de l’année.

Alors que l’université passait à un nouveau modèle de crédit de 30 matières, la nécessité d’une méthode de collecte de données standardisée, efficace et fiable est devenue cruciale.

Adopter l’outil de collecte de données de Celcat

Cherchant à rationaliser ses processus, l’Université de Suffolk a exploré l’outil de collecte de données de Celcat sur recommandation de l’équipe des services professionnels de Celcat. Une démonstration a rapidement révélé son potentiel pour « rendre l’impossible possible » en standardisant la collecte des données et en améliorant l’efficacité globale grâce à la résolution des problèmes antérieurs.

Décider d’une stratégie

Une structure de modèle alignée sur les champs d’événement de Celcat a ete mise en place, garantissant la collecte cohérente de toutes les informations nécessaires. Elle a favorisé l’uniformité des conventions de nommage.

Conception et intégrité des données

Combinant la flexibilité d’Excel et les normes Celcat, l’outil offre des colonnes verrouillées pour empêcher les utilisateurs d’endommager les scripts ou les formules. Les données pré-remplies, alignées sur les ressources Celcat, réduisent considérablement les saisies manuelles et les erreurs. Il propose plusieurs listes de sélection pour les matières, le personnel, les salles spécialisées et l’agencement général des salles (par exemple, conférence, séminaire, ordinateur, MS Teams), ce qui garantit la précision et la facilité de la sélection.

Obtenir le bon modèle grâce à une automatisation intelligente et à une clarté accrue

L’outil propose également une affectation automatique des salles en fonction du nombre de participants, selon une politique de « meilleure adéquation de taille », et permet l’intégration de titres des sessions (par exemple, « Journée d’accueil », « Liste de lecture ») pour les matières liées à la santé, afin d’offrir une meilleure clarté aux étudiants. De plus, il comprend une validation des champs des heures pour signaler immédiatement les saisies erronées, et permet le remplissage automatique du nombre d’étudiants pour les étudiants de retour en se basant directement sur la taille des matières.

Téléchargement du modèle complet

Un processus de téléchargement convivial avec des tables de préparation et des importations automatisées a été mis en place. Bien que novice sur les aspects techniques, le personnel de l’Université de Suffolk a trouvé que le processus devenait plus facile avec la pratique, grâce aux étapes claires fournies par l’équipe des services professionnels de Celcat.

Validation des données

Permettre aux utilisateurs de vérifier, d’identifier et de corriger les problèmes avant d’enregistrer les données dans l’emploi du temps, en s’assurant que « seules les données propres sont enregistrées dans l’emploi du temps ». Cette prévalidation est cruciale pour la qualité des données.

Impact et avantages

Bien qu’elle en soit encore aux premiers stades de l’adoption, l’université de Suffolk a déjà bénéficié d’avantages significatifs.

Un gain de temps spectaculaire

Le processus de production de l’emploi du temps annuel a été réduit de moitié environ, réduisant la durée du processus de 26-28 semaines à 13-14 semaines. Cela permet à l’Université du Suffolk de commencer la collecte des données plus tard (par exemple, en avril/mai) et de terminer l’emploi du temps en juillet.

Amélioration de la qualité et de la normalisation des données

L’outil de collecte de données a révolutionné la manière dont l’Université du Suffolk recueille ses données en favorisant un processus unique de saisie des données et en éliminant l’utilisation de différents formats. Ce changement a permis d’obtenir une meilleure cohérence des données et de réduire le nombre d’informations manquantes.

Amélioration de la gestion de l’emploi du temps

La combinaison de la flexibilité d’Excel et des normes Celcat en matière d’emploi du temps a rendu le processus à la fois plus facile et plus efficace. En outre, un flux de travail rationalisé, en particulier avec Live Reports, permet d’obtenir des informations essentielles. Par exemple, un nouveau rapport identifie les événements pour lesquels aucune salle n’a été assignée, ce qui permet de centraliser la planification stratégique des salles sur la base des principes fondamentaux de l’emploi du temps (cohorte la plus nombreuse, schéma le plus long, contraintes les plus fortes). Cela permet d’avoir une vue d’ensemble qui n’était pas disponible auparavant.

Des gestionnaires d’emplois du temps plus efficaces

En prenant en charge la collecte et la validation des données, l’outil de collecte de données permet aux gestionnaires des emplois du temps de se concentrer sur leur cœur de métier : la validation des données et l’optimisation de l’emploi du temps.

Planification future

L’amélioration de la visibilité des données issues des rapports devrait éclairer les décisions stratégiques concernant l’amélioration du patrimoine immobilier et les besoins en salles.

Évolutivité et soutien

L’outil de collecte de données est conçu par Celcat pour Celcat, ce qui garantit une assistance directe et une intégration transparente. Cet « avantage clé » signifie que les connaissances au niveau de l’établissement sont conservées, même en cas de départ du personnel, car l’assistance de Celcat est toujours disponible.

Adoption par les utilisateurs

Bien qu’une certaine appréhension et résistance aient été observées chez certains utilisateurs finaux au départ, les retours positifs ont commencé à émerger. Les démonstrations mettant en avant la « simplicité du formulaire » et la rapidité fulgurante du processus d’importation des données (en quelques secondes) ont renforcé la confiance des utilisateurs.

Confiance des responsables

Les décideurs de haut niveau sont « absolument ravis » des performances de l’outil, ce qui valide la décision d’aller de l’avant malgré les obstacles techniques initiaux.

Surmonter les défis et perspectives d’avenir

La mise en œuvre a été confrontée à des défis techniques, notamment un outil d’intégration obsolète à l’Université de Suffolk (pas mis à jour depuis 2016). Cela a nécessité une grande expertise de la part de l’équipe des services professionnels de Celcat, dont les « connaissances, l’expérience et les compétences » ont été « inégalées » pour surmonter ces obstacles, y compris les demandes du département informatique de l’université. Leur soutien était crucial, car le service informatique interne ne gère que les serveurs et les plateformes, et non les applications tierces.

Bien qu’il n’en soit qu’à ses débuts, l’outil de collecte de données Celcat a déjà apporté des avantages substantiels à l’Université du Suffolk, promettant des améliorations continues en matière de qualité des données, d’efficacité et de gestion stratégique des ressources. L’université prévoit également de développer le formulaire et d’explorer des fonctionnalités avancées telles que l’importation de données d’étudiants dans des groupes utilisant des identifiants d’étudiants uniques, ce qui permettra de rationaliser davantage le processus de gestion des emplois du temps et l’affectation des ressources.