Université de Suffolk

L’Université du Suffolk révolutionne la collecte de données avec Celcat

L’université de Suffolk a rencontré des obstacles importants dans son processus annuel d’établissement des horaires en raison d’une collecte de données incohérente et de mauvaise qualité de la part des différents départements. Cette approche manuelle et fragmentée s’est traduite par :

• Données soumises dans un « assortiment de formats » (Excel, Word, etc.).
• Informations manquantes, entraînant des suivis qui prennent du temps.
• Saisie manuelle des données dans Celcat Timetabler, nécessitant souvent l’interprétation d’exigences peu claires.
• Un processus difficile qui a pris 26 à 28 semaines pour compléter l’ensemble du calendrier de l’année.

Alors que l’université passait à un nouveau modèle de crédit de 30 modules, la nécessité d’une méthode de collecte de données standardisée, efficace et fiable est devenue cruciale.

Adopter l’outil de collecte de données de Celcat

Cherchant à rationaliser ses processus, l’Université de Suffolk a exploré l’outil de collecte de données de Celcat sur recommandation de l’équipe des services professionnels de Celcat. Une démonstration a rapidement révélé son potentiel pour « rendre l’impossible possible » en standardisant la collecte des données et en améliorant l’efficacité globale grâce à la résolution des problèmes antérieurs.

Décider d’une stratégie

Mise en œuvre d’une structure de modèle alignée sur les champs d’événement de Celcat, garantissant que toutes les informations nécessaires sont saisies de manière cohérente. Cela favorise l’uniformité des conventions de dénomination.

Conception et intégrité des données

Combinant la flexibilité d’Excel et les normes Celcat, l’outil offre des colonnes verrouillées pour empêcher les utilisateurs d’endommager les scripts ou les formules. Les données pré-remplies, alignées sur les ressources Celcat, réduisent considérablement les saisies manuelles et les erreurs. Il propose plusieurs listes de sélection pour les modules, le personnel, les salles spécialisées et l’agencement général des salles (par exemple, conférence, séminaire, ordinateur, MS Teams), ce qui garantit la précision et la facilité de la sélection.

Obtenir le bon modèle grâce à une automatisation intelligente et à une clarté accrue

L’outil permet également d’automatiser l’attribution des chambres en fonction du nombre de cours, selon une politique de « best size fit », et d’incorporer des titres de sessions (par exemple, « Welcome Day », « Reading List ») pour les sujets liés à la santé, afin d’offrir une plus grande clarté aux étudiants. En outre, il inclut la validation des champs horaires afin de signaler immédiatement les entrées erronées et permet de calculer automatiquement le nombre d’étudiants pour les étudiants qui reviennent, en établissant un lien direct avec les tailles des modules.

Téléchargement du modèle complété

Fournir un processus de téléchargement convivial avec des tables de préparation et des importations automatisées. Bien que novice sur les aspects techniques, le personnel de l’Université de Suffolk a trouvé que le processus devenait plus facile avec la pratique, grâce aux étapes claires fournies par l’équipe des services professionnels de Celcat.

Validation des données

Permettre aux utilisateurs de vérifier, d’identifier et de corriger les problèmes avant d’enregistrer les données dans l’emploi du temps, en s’assurant que « seules les données propres sont enregistrées dans l’emploi du temps ». Cette prévalidation est cruciale pour la qualité des données.

Impact et avantages

Bien qu’elle en soit encore aux premiers stades de l’adoption, l’université de Suffolk a déjà bénéficié d’avantages significatifs.

Un gain de temps spectaculaire

Le processus de production du calendrier annuel a été réduit de moitié environ, ce qui permet de ramener le délai de 26-28 semaines à 13-14 semaines. Cela permet à l’Université du Suffolk de commencer la collecte des données plus tard (par exemple, en avril/mai) et de terminer le calendrier en juillet.

Amélioration de la qualité et de la normalisation des données

L’outil de collecte de données a révolutionné la manière dont l’Université du Suffolk recueille ses données en favorisant un processus unique de saisie des données et en éliminant les différents formats. Cela permet de garantir la cohérence et de réduire les informations manquantes.

Amélioration de l’efficacité de l’emploi du temps

La combinaison de la flexibilité d’Excel et des normes Celcat en matière d’emploi du temps a rendu le processus à la fois plus facile et plus efficace. En outre, un flux de travail rationalisé, en particulier avec les rapports en direct, permet d’obtenir des informations essentielles. Par exemple, un nouveau rapport identifie les événements pour lesquels aucun lieu n’a été assigné, ce qui permet de centraliser la programmation stratégique des salles sur la base des principes fondamentaux de l’emploi du temps (cohorte la plus nombreuse, schéma le plus long, contraintes les plus fortes). Cela permet d’avoir une vue d’ensemble qui n’était pas disponible auparavant.

Des responsables de l’établissement du calendrier responsabilisés

En prenant en charge la collecte et la validation des données, l’outil de collecte de données permet aux horairistes de se concentrer sur leur cœur de métier : la validation des données et l’optimisation de l’emploi du temps.

Planification future

L’amélioration de la visibilité des données issues des rapports devrait permettre de prendre des décisions stratégiques concernant l’amélioration du patrimoine et les besoins en locaux.

Évolutivité et soutien

L’outil de collecte de données est conçu par Celcat pour Celcat, ce qui garantit une assistance directe et une intégration transparente. Cet « avantage clé » signifie que les connaissances institutionnelles sont conservées, même en cas de départ du personnel, car l’assistance de Celcat est toujours disponible.

Adoption par les utilisateurs

Malgré l’appréhension et la résistance initiales de certains utilisateurs finaux, un retour d’information positif s’est fait jour. Les démonstrations soulignant la « simplicité du formulaire » et la rapidité du processus d’importation des données (quelques secondes) ont renforcé la confiance des utilisateurs.

Confiance dans la gestion

Les décideurs de haut niveau sont « absolument ravis » des performances de l’outil, ce qui valide la décision d’aller de l’avant malgré les obstacles techniques initiaux.

Surmonter les défis et les perspectives d’avenir

La mise en œuvre a été confrontée à des défis techniques, notamment un outil d’intégration obsolète à l « Université de Suffolk (pas mis à jour depuis 2016). Cela a nécessité une grande expertise de la part de l » équipe Celcat Professional Services, dont les « connaissances, l’expérience et les compétences » ont été « inégalées » pour surmonter ces obstacles, y compris les demandes du département informatique de l’université. Leur soutien était crucial, car le service informatique interne ne gère que les serveurs et les plateformes, et non les applications tierces.

Bien qu’il n’en soit qu’à ses débuts, l’outil de collecte de données Celcat a déjà apporté des avantages substantiels à l’Université du Suffolk, promettant des améliorations continues en matière de qualité des données, d’efficacité et de gestion stratégique des ressources. L’université prévoit également de développer le formulaire et d’explorer des fonctionnalités avancées telles que l’importation de données d’étudiants dans des groupes utilisant des identifiants d’étudiants uniques, ce qui permettra de rationaliser davantage le processus de programmation et d’attribution des cours.