Université de Bolton

Transformation du suivi de l’assiduité à l’université de Bolton

L’université de Bolton a vu le jour en janvier 2005 lorsque le Privy Council a accordé le titre d’université au Bolton Institute of Higher Education.
Bien que l’université existe depuis relativement peu de temps par rapport à d’autres, elle est dotée d’une riche histoire.
Ses origines remontent à plus de 150 ans, à la fondation du Bolton Mechanics Institute en 1824.

Depuis 2005, le nombre d’étudiants est passé à environ 13 000, y compris les étudiants étrangers qui suivent des cours hors du campus.
L’université a investi 20 millions de livres sterling dans le campus et les installations destinées aux étudiants. Elle est aujourd’hui présente dans 7 pays et emploie 700 personnes.

L’université de Bolton contribue à hauteur de 50 millions de livres sterling à l’économie de Bolton et du Nord-Ouest de l’Angleterre.

Résumé du projet

La proposition de mise en œuvre d’un système de suivi de l’assiduité des étudiants a été approuvée par la direction de l’université en juin 2007.
Le soutien des syndicats d’enseignants a été sollicité et obtenu.
Le système de suivi de l’assiduité de Celcat Timetabler a été installé dans le cadre d’un projet pilote et a commencé à fonctionner au début de l’année universitaire 2007/08.

Au départ, l’objectif du projet était d’améliorer les taux de rétention en repérant rapidement les étudiants qui manquaient des cours et d’intervenir dès lors, avant que l’étudiant ne décroche.
Pour soutenir les interventions, un certain nombre de délégués auprès les étudiants ont été nommés, un dans chaque école.
Ces délégués travaillaient sous la responsabilité du directeur de l’apprentissage, de la rétention et de la pratique professionnelle.

Des rapports ont été conçus pour aider le personnel dans l’exercice de leurs fonctions.
La production quotidienne de ces rapports a permis d’identifier les étudiants « à risque ».

Vers la fin de l’année universitaire 2008/09, de nouveaux règlements de l’Agence britannique des frontières (UKBA) ont été publiés et l’université a commencé à examiner si Attendance pouvait l’aider à remplir les nouvelles obligations concernant l’assiduité des étudiants internationaux. Une première étude s’est avérée favorable et la décision a été prise d’utiliser Celcat Attendance pour répondre aux exigences de l’UKBA en matière de rapports.

Le projet de suivi de l’assiduité a été déployé dans l’ensemble de l’université au début de l’année universitaire 2009/10.
Le personnel pouvait marquer les feuilles de présence dans la salle de cours à l’aide d’applications Windows ou Web ou d’un lecteur de cartes.
Une règle a été mise en place, dictant que dans un délai de 48 heures après la tenue du cours, tout registre de présence encore sur papier devait être saisi dans le système.

En l’espace d’un mois environ, un taux de conformité de 80% a été atteint, malgré quelques difficultés temporaires concernant la formation et le manque de confiance initiaux envers le nouveau système.
Le taux ne s’étant pas amélioré à la fin du premier semestre, des rapports sur mesure ont été générés afin d’identifier rapidement les membres du personnel qui ne marquaient pas tous leurs registres de présence à temps.
Ces informations étaient envoyées au doyen de l’université chaque semaine.
En outre, le service de notification Celcat a été mis en place pour envoyer des courriels automatiques aux étudiants absents, les informant gentiment que leur absence a été constatée.

Le personnel enseignant reçoit un courriel de rappel si un registre n’a pas été marqué 48 heures après une activité, puis un courriel est envoyé aux responsables hiérarchiques après 72 heures.
Dès la quatrième semaine du semestre 2, le taux de conformité avait atteint 95 %.

Impacts

L’introduction du suivi de l’assiduité à Bolton a permis d’améliorer les processus – par exemple les étudiants sont désormais inscrits aux bons modules pour leurs parcours, et ce plus rapidement.
Le projet a stimulé le débat sur un certain nombre de questions liées à l’emploi du temps et à l’enseignement, telles que la semestrialisation et la durée des créneaux d’enseignement.

La satisfaction des étudiants s’est améliorée.
Selon l’enquête nationale sur les étudiants (NSS), le taux de satisfaction a atteint 61 %, soit le taux le plus élevé depuis cinq ans, alors que la moyenne nationale est de 63 %.

La politique sur l’assiduité de l’université stipule que les étudiants ne figurant pas sur un registre doivent se signaler à l’administration qui l’aidera à rectifier la situation et l’utilisation d’Attendance a facilité le repérage de ces cas.
Cela se produit souvent lorsque l’étudiant n’a pas terminé le processus d’inscription, n’a pas choisi les modules qu’il faut pour sa formation ou n’a pas réglé certains frais.

L’identification en temps utile des étudiants présents mais pas encore pleinement inscrits a amélioré la qualité des données communiquées aux organismes de financement et la facturation des frais de scolarité.
La situation financière de l’université a également bénéficié de l’adoption du nouveau système de suivi de l’assiduité grâce à l’amélioration de la rétention et de la réussite des étudiants.

Avantages

• Amélioration de la prise de conscience et de la compréhension des procédures nécessaires à un suivi précis de l’assiduité.
• Réduction du temps nécessaire pour la désinscription des étudiants, qui est passé d’une semaine à moins de 24 heures.
• Rapports sur l’utilisation réelle des espaces – l’utilisation prévue (l’événement planifié) et l’utilisation réelle (le registre de presence marqué) peuvent désormais être comparées.
• Des informations essentielles aux équipes de gestion peuvent être fournies en temps réel.
• Les audits de salles n’étant plus nécessaires, des économies ont pu être réalisées.
• Amélioration de la conformité – plus de 95 % des registres sont entièrement marqués.
• Une plus grande transparence – les enseignants ont accès aux emplois du temps et aux registres pour repérer les tendances en matière d’assiduité des étudiants.
• Augmentation de la satisfaction des étudiants grâce à l’amélioration de la gestion des emplois du temps.

Les données sur les emplois du temps devant être précises et exactes  pour pouvoir obtenir des registres de présence exacts a permis d’améliorer la qualité des emplois du temps et de réduire les changements imprévus.

Amélioration des rapports

L’université souhaitait développer des rapports concernant le personnel.
Pour ce faire, elle a utilisé SQL Server Reporting Services (SSRSJ).
Grâce aux taux de conformité élevés, des données sont disponibles pour établir des rapports – une vue transparente de l’activité dans l’ensemble de l’établissement est donc désormais possible.

Les rapports comprennent:

• Marques pour chaque classe par catégorie (absents, annulés, etc).
• Rapport sur l’utilisation des espaces en comparant les prévisions et les chiffres réels des registres.
• Rapports sur l’assiduité des étudiants internationaux conformément à la legislation en vigueur au Royaume-Uni.

Projets à venir

L’université a l’intention d’examiner l’utilisation de l’application de marquage de registres hors ligne de Celcat pour identifier les tendances en matière d’assiduité des étudiants en recherche de troisième cycle.
Le nombre de rapports sera augmenté pour répondre aux besoins des différentes équipes de direction.
Le projet pourrait être étendu au suivi de la soumission des travaux des étudiants.