Une approche unique pour résoudre les problèmes d’inefficacité des emplois du temps dans six établissements et 17 sites.
L’University of the Arts London (UAL) est le plus grand centre européen d’enseignement de l’art, du design, de la mode, de la communication et des arts du spectacle, avec 18 000 étudiants et 6 000 membres du personnel.
L’université regroupe six des plus prestigieuses écoles d’art et de design du monde, réparties sur 17 sites :
- Camberwell College of Arts
- Chelsea College of Art and Design
- London College of Communication
- London College of Fashion
- Wimbledon College of Art
- Central Saint Martins College of Art and Design
Résumé du projet
En 2009, l’UAL a identifié d’importantes lacunes dans les systèmes de gestion des emplois du temps et de réservation des salles utilisés. À l’époque, l’UAL n’avait pas d’approche unique pour les activités de gestion des emplois du temps. Chaque établissement avait développé sa propre approche pour produire les emplois du temps en utilisant une variété d’applications logicielles et de processus. L’absence d’une approche unique entraînait une distribution tardive des emplois du temps et des mécanismes inefficaces de notification des changements aux parties concernées étaient utilisés.
L’association des étudiants a également cité les problèmes liés aux emplois du temps comme deux de ses cinq principales priorités :
– Des emplois du temps disponibles avant le début du trimestre.
– Des emplois du temps sans erreurs.
Les emplois du temps étaient souvent distribués après le début du trimestre, principalement sur papier ou par d’autres méthodes 2D qui ne permettaient pas d’identifier ou de communiquer les ajouts, les changements ou les annulations.
Il était également difficile d’analyser les tendances d’utilisation des espaces et de concevoir des stratégies pour l’avenir.
Afin d’améliorer l’efficacité de l’emploi du temps et la communication avec les étudiants et le personnel, il a été proposé que l’établissement mette en œuvre une solution logicielle unique.
Les objectifs clés suivants ont été identifiés pour la mise en place d’un système de gestion des emplois du temps et de réservation des salles :
Déploiement du système et lancement du projet à partir de l’automne 2012, avec une date de mise en service dans tous les sites participants en septembre 2013.
Interface avec le système de gestion des identités de l’UAL (IDM) pour fournir des flux provenant d’UNIT4 Agresso QLS, MidlandHR iTrent et accessplanit Course Manager.
Interface Outlook avec le portail des étudiants et du personnel de l’UAL alimenté par Moodle
Solution
À l’issue d’une procédure d’appel d’offres rigoureuse, Celcat a été choisi. Celcat avait déjà fait la démonstration d’une mise en œuvre réussie à Central Saint Martins quelques années auparavant.
Dans le cadre d’une série d’ateliers, les consultants techniques de Celcat ont évalué le travail d’intégration avec le système IDM de l’UAL et ont recommandé l’installation du Celcat Systems Integration Manager (SIM) pour programmer des importations fréquentes de données dans la base de données Celcat.
Un certain temps a été consacré à la détermination de la structure des données et de la nomenclature afin de répondre aux besoins spécifiques de chacun des six établissements. Par exemple, les exigences du Central Saint Martin’s étaient assez complexes car, à l’époque, le processus d’établissement des emplois du temps était réparti entre 50 utilisateurs disposant de droits d’édition, qui devaient tous utiliser le système et avoir accès aux ressources propres à leur cours, mais pas aux ressources d’autres cours. Cela a été possible parce que Celcat Timetabler est un système multi-utilisateurs avec des contrôles d’autorisation d’accès hautement configurables.
Une complexité supplémentaire a été introduite en raison de l’obligation de diffuser progressivement les informations relatives à l’emploi du temps aux étudiants. Les étudiants pré-inscrits qui n’avaient pas de login UAL Moodle étaient autorisés à consulter un emploi du temps global du cours avec un minimum de détails sur les événements. En revanche, les étudiants pleinement inscrits avaient un accès supplémentaire à leur propre emploi du temps individuel contenant des détails complets sur les événements.
Pour atteindre cet objectif, Celcat a mis en place Celcat Web Publisher pour publier les emplois du temps généraux des cours avec un index consultable pour les étudiants pré-inscrits, et Celcat Calendar pour présenter les emplois du temps individuels aux étudiants pleinement inscrits dans un calendrier.
En outre, et parce qu’il a été estimé que la plupart des étudiants préféreraient la flexibilité de l’approche, Celcat iCalendar Feed a été installé pour fournir au personnel et aux étudiants des flux de calendriers Internet de leurs propres événements. Cela signifie qu’ils peuvent utiliser l’application grand public de leur choix (Google, Outlook, Apple Calendar, etc.) qui accepte les calendriers Internet. Les étudiants étaient automatiquement informés par courriel de leur propre calendrier iCalendar. Un site web d’abonnement en libre-service via UAL Moodle est également disponible pour le personnel et les étudiants s’ils ont besoin de récupérer leur calendrier.
Tous peuvent désormais accéder à des emplois du temps à jour très facilement.
Plus récemment, l’UAL a mis en place le service de notification Celcat qui déclenche automatiquement l’envoi de messages électroniques et/ou de SMS aux parties concernées si des événements sont modifiés (par exemple, un changement de salle). Ce service est complété par un travail effectué par l’UAL pour permettre aux étudiants d’accepter de recevoir les notifications et de choisir la méthode de communication qu’ils préfèrent.
Avantages
Celcat Timetabler : Applications client Windows de base.
Celcat Room Booker Live : application web permettant au personnel de trouver des salles disponibles et appropriées.
Celcat Web Publisher : Outil de configuration basé sur Windows et service de publication automatique d’emplois du temps sur le web aux formats HTML et PDF.
Calendrier Celcat : Application web permettant d’afficher les emplois du temps sous forme de calendrier.
Celcat iCalendar Feed : Outil de configuration basé sur Windows et service pour servir des flux de calendriers Internet.
Celcat Multi-Week View Report : Application Windows permettant de produire des emplois du temps par semaine, sur la base de paramètres de sortie hautement configurables.
Celcat Notification : Outil de configuration basé sur Windows et service automatisé qui envoie des courriels et des messages SMS au personnel et aux étudiants concernés par les changements d’événements.
Celcat Systems Integration Manager (SIM) : Outil de configuration et service basé sur Windows pour gérer l’intégration des systèmes :
- UNIT4 Agresso QLS
- MidlandHR iTrent
- Accessplanit Course Manager (pour les formations de courte durée)
- Extensions utilisées Portail des étudiants, Planification automatique
