La planification automatique des emplois du temps est un travail complexe qui nécessite souvent un travail de gestion de projet considérable et des changements importants dans les processus opérationnels qui affectent tous les aspects de la planification et de la construction des emplois du temps. Une mise en œuvre réussie prend parfois des années. Une longue periode d’apprentissage est souvent requise pour en maîtriser le processus.
Approche en deux étapes de la création des emplois du temps
Il est toutefois souvent possible de diviser la gestion des emplois du temps en deux étapes, d’une part la planification (choisir les heures des événements d’enseignement) puis d’autre part l’affectation des salles (trouver des salles libres appropriées pour les événements planifiés). Des retours d’informations seront nécessaires entre les deux étapes lorsque des événements pour lesquels une salle appropriée ne peut être trouvée devront être replanifiés (ou lorsque des événements qui doivent avoir lieu dans certaines salles, comme par exemple un laboratoire spécialisé, ne peuvent être planifiés que sur des créneaux très spécifiques). Ces cas sont toutefois relativement peu fréquents en général.
Modèle décentralisé dans les établissements de l’enseignement supérieur
De nombreux établissements de l’enseignement supérieur utilisent exactement ce modèle – la planification est une tâche répartie entre les enseignants et le personnel administratif dans le but de produire un emploi du temps stable dans un délai imparti. L’emploi du temps est ensuite transmis à une équipe qui est chargée d’affecter des salles aux événements. Il peut arriver que des salles ne puissent être affectées sur certains créneaux très utilisés et les personnes chargées des emplois du temps en sont alors informées afin de trouver une solution.
Planification des événements et affectation de salles
Il existe une différence significative de complexité entre les deux tâches. A titre d’exemple, imaginons un événement (un TD par exemple) pour une matière appelée Biochimie 2 dans une université qui est soumise aux contraintes de planification suivantes :
- Matière enseignée par un membre du personnel à temps partiel qui ne travaille pas les mercredis et les vendredis.
- Doit avoir lieu au moins 48 heures après le TP associé (afin que les résultats des expériences de cultures bactériennes dans des boîtes de Pétri puissent être discutés).
- Certains étudiants font partie de la classe de microbiologie et ils ne sont donc pas libres le lundi matin car ils effectuent un stage dans un laboratoire privé trop éloigné pour un retour à temps pour le TD du lundi après-midi.
- La session ne peut être programmée en même temps qu’une liste de 55 autres événements auxquels les étudiants participant dans le cadre de leur formation (chacune ayant également une liste de contraintes de planification).
- Une pause doit être prévue pour les étudiants (et le personnel) ayant plus de 4 heures d’enseignement continu, ou au moins une pause de 30 minutes entre 12h00 et 14h00.
- Une règle exige que le TD accueille la moitié des étudiants du cours magistral de la matière, l’autre moitié ayant son TD en même temps (enseigné par un autre membre du personnel restreint par ses disponibilités et sa propre charge d’enseignement). Les deux enseignants doivent échanger leurs groupes d’étudiants une semaine sur deux.
Le gestionnaire de l’emploi du temps devra choisir un créneau horaire approprié pour cet événement en tenant compte de toutes ces contraintes et pourrait donc passer de nombreuses heures en réunions et en négociations avec d’autres membres du personnel pour finalement décider d’un créneau approprié (par exemple 10h -11h le jeudi). Il peut être nécessaire de répéter cette opération plusieurs fois si l’événement doit être déplacé pour une raison quelconque. Le temps et les efforts cumulés nécessaires pour planifier et maintenir les événements, même dans un établissement de taille moyenne comptant environ 5 000 événements, peuvent être considérables et soulignent le gain de temps que la planification automatique pourrait apporter.
Affectation des salles rendue plus simple
En comparaison, les contraintes d’affectation de salles pour le même événement sont relativement simples :
- La salle requise doit être équipée d’un vidéoprojecteur, doit accueillir au moins 20 personnes, et être située dans le bâtiment des sciences (ou le plus près possible de celui-ci).
Il ne s’agit là que d’exemples (bien que tous issus d’une expérience réelle), mais il pourrait y en avoir beaucoup d’autres. Outre ces contraintes dites « dures », l’emploi du temps devra également respecter différentes contraintes « souples » ou préférences pour améliorer la qualité de l’emploi du temps, telles que le regroupement de l’enseignement pour que les individus aient des journées libres ou la réduction des temps de déplacement entre les salles pour les étudiants et le personnel au cours d’une journée donnée.
Avantages d’une approche en deux étapes
Le principal avantage d’une approche en deux étapes provient du fait que la planification est dévolue et distribuée en fonction du département ou de la matière enseignée. Les nombreuses contraintes et préférences peuvent ainsi être gérées. Les enseignants et les étudiants ne réalisent souvent pas la complexité de la tâche de produire des emplois du temps cohérents, avec pour résultats des disparités dans la qualité des emplois du temps entre les différents départements, du temps perdu, le risque d’enraciner de mauvaises pratiques et difficulté de produire des rapports et d’apporter des changements au niveau de l’établissement entier.
Planification automatique
La planification automatique peut vous apporter une aide considérable. Elle nécessite d’identifier, d’interpréter et de capturer toutes ces contraintes sous forme de règles dans le système de gestion des emplois du temps. Ces tâches sont réalisées par des utilisateurs qui doivent non seulement être formés à traiter et différencier les contraintes strictes valides des préférences, mais aussi disposer du temps et des ressources nécessaires pour interroger des centaines d’enseignants sur les besoins concernant l’emploi du temps de leurs matières ou utiliser leur autorité pour imposer des modèles standard issus des règles concernant l’emploi du temps, ou (plus probablement) pour maintenir un équilibre entre les deux.
Processus d’affectation des salles
En revanche, le processus d’affectation des salles est relativement simple et autonome par rapport à la planification des événements. Pour reprendre l’exemple ci-dessus, la personne affectant les salles n’a pas besoin de connaître le temps nécessaire pour réaliser des cultures bactériennes dans des boîtes de Petri, les heures de travail du personnel enseignant, les règles concernant les pauses déjeuner et les heures de cours, ou la nécessité pour certains étudiants d’être absents du site le lundi. Il lui suffit de trouver une salle libre appropriée pour l’événement de 10h00 à 11h00 le jeudi, ou de signaler qu’aucune salle n’a pu être trouvée puis réessayer lorsque de nouveaux emplois du temps sont alors suggérés.
Gestion centralisée des espaces
En raison de leur coût élevé, les espaces d’enseignement sont souvent partagés par plusieurs départements en fonction des besoins et des disponibilités. Certains espaces peuvent être utilisés par tous les départements ou par quelques départements seulement. Une gestion plus centralisée est alors nécessaire pour veiller à une utilisation équitable et produire des rapports globaux pour la gestion et la planification des espaces, et la responsabilité de l’occupation des locaux incombe souvent à une seule équipe centrale qui peut, ou pas, être également responsable de la planification des événements.
Avantages de l’affectation automatique des salles
Quoi qu’il en soit, une telle équipe peut bénéficier de l’affectation automatique des salles avec relativement peu d’efforts. CELCAT Automation fournit des outils permettant de convertir rapidement un emploi du temps existant en une série de modèles et de contraintes. Ceux-ci peuvent ensuite être affinés et envoyés au moteur de planification automatique uniquer pour l’affectation des salles, tout en laissant tous les événements à leurs heures programmées manuellement. CELCAT Automation est également très flexible, permettant aux utilisateurs d’automatiser le processus pour seulement un groupe d’événements. En outre, la planification automatique ne supprime pas l’élément de contrôle de l’emploi du temps par des personnes en charge. Des salles sont affectées automatiquement aux événements dans le cadre d’un processus rapide de traitement par lots guidé par des contraintes et des degrés d’importance. Par la suite, les événements pourront être modifiés comme pour tout autre événement Celcat, y compris les salles qui leur sont affectées.
Gain de temps et d’efficacité
Du point de vue des processus, vous gagnerez un temps considérable. Chez l’un de nos clients, l’ensemble du processus consistant à placer environ 1 500 événements planifiés dans des salles prend moins d’une heure, ce qui permet à l’équipe de gagner environ deux semaines par an. Outre les gains de temps, la planification automatique permet aux utilisateurs d’obtenir des rapports, de repérer les moments de forte demande et d’exécuter rapidement des scénarios de modélisation pour mesurer les effets de la suppression ou de l’ajout de salles dans le parc immobilier.
Stratégie de mise en œuvre
Pour les établissements qui souhaitent passer à la planification automatique complète de l’emploi du temps, la mise en œuvre de l’affectation automatique des salles uniquement dans un premier temps peut servir de test et convaincre les parties prenantes de son intérêt. Elle permet également de familiariser progressivement le personnel avec le logiciel et les concepts, réduisant ainsi la nécessité d’une formation complexe. Enfin, du point de vue de la gestion des risques, il peut initialement être exécuté en parallèle avec les processus manuels habituels d’affectation des salles avec relativement peu d’efforts supplémentaires, vous permettant ainsi de comparer les résultats avant de décider lequel des deux emplois du temps publier.