Université de Johannesburg

L’université de Johannesburg rationalise la programmation des examens et améliore son efficacité grâce à Celcat

L’université de Johannesburg, un grand établissement public d’enseignement supérieur d’Afrique du Sud comptant près de 55 000 étudiants répartis sur quatre campus, a été confrontée à des difficultés considérables dans la gestion de son processus complexe de programmation des examens. L’attribution manuelle des lieux d’examen et la garantie d’un calendrier sans conflit d’horaire demandaient beaucoup de ressources et étaient sujettes à des erreurs. L’Université de Johannesburg a mis en œuvre le logiciel de planification des examens de Celcat pour résoudre ces problèmes, ce qui a permis d’améliorer l’efficacité, de réduire la charge de travail et d’améliorer la gestion globale des examens.

Des processus manuels à l’automatisation rationalisée

Avant la mise en œuvre de Celcat, la programmation des examens de l’Université de Johannesburg était un processus difficile et fastidieux. Selon l’université, l’attribution manuelle des salles d’examen prenait « trois semaines entières par campus ». Cela impliquait que de nombreux membres du personnel déplacent et modifient manuellement les affectations, ce qui était source d’inefficacité et d’erreurs potentielles.

En outre, la gestion des besoins divers d’une variété de cours d’apprentissage a posé un défi important. L’emploi du temps principal existant ne permettait pas la flexibilité requise pour d’autres types de cours, ce qui entraînait des conflits d’horaires et des difficultés à maintenir un emploi du temps sans heurts.

Mise en œuvre de la planification des examens Celcat

L’Université de Johannesburg a adopté le logiciel de planification des examens de Celcat, progressivement à partir de 2016, afin d’assurer une transition en douceur. Le calendrier officiel des examens de l’université de Johannesburg est ré-optimisé tous les trois ans à partir d’une « base zéro » – en utilisant le nombre d’étudiants de l’année en cours par combinaison de modules, ainsi que des combinaisons de modules basées sur le curriculum pour les nouveaux programmes académiques. Les principales caractéristiques qui se sont révélées inestimables sont les suivantes

• Programmation automatisée : Le logiciel a automatisé le processus de programmation, ce qui a permis de réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires à l’attribution des lieux.
• Fonctionnalité de marquage : Ils ont utilisé la fonction de marquage pour catégoriser et attribuer efficacement les lieux en fonction d’exigences spécifiques. Cela a permis de rationaliser le processus et de garantir une attribution précise.
• Gestion des contraintes : La possibilité d’assouplir les contraintes a permis une programmation flexible tout en minimisant les conflits, garantissant ainsi un processus d’examen équitable et efficace.
• Intégration avec le système de gestion des horaires : L’intégration complète de la planification des examens au système d « établissement des horaires de Celcat a fourni une plate-forme unifiée pour gérer tous les besoins en matière d » établissement des horaires.
• Importation et exportation de données : La capacité du logiciel à importer et à exporter des données via des fichiers CSV a permis de rationaliser la saisie des données et de garantir un flux d’informations précis.
• Outils de reporting : Les fonctionnalités de reporting ont fourni des indications précieuses sur la programmation des examens, permettant à l’institution de suivre les progrès et d’identifier les problèmes potentiels. L’Université de Johannesburg avait demandé le développement du rapport sur la répartition des copies d’examen pour suivre l’efficacité de l’optimisation qui avait été ajoutée au système standard en 2016.

Efficacité accrue et meilleure gestion des examens

La mise en œuvre du logiciel de planification des examens Celcat a apporté des avantages significatifs à l’Université de Johannesburg :

• Le processus de programmation automatisé a permis de réduire considérablement le temps nécessaire à l’attribution des salles. Un processus qui prenait auparavant trois semaines par campus est désormais géré par un seul membre du personnel, qui planifie les examens pour près de 55 000 étudiants sur six périodes d’examen annuelles et plusieurs campus, le tout sans conflit de calendrier.
• L’automatisation et la fonctionnalité de marquage efficace ont permis de rationaliser le processus de planification et de le rendre plus précis.
• L’utilisation d’étudiants artificiels et d’une gestion robuste des contraintes a permis de réduire considérablement les conflits de programmation.
• Des rapports détaillés ont fourni des informations précieuses sur la programmation des examens, permettant une prise de décision fondée sur des données.
• Les fonctions d’optimisation ont permis de maximiser la répartition des copies d’examen par étudiant et d’optimiser l’utilisation des salles.
• L’intégration avec le système de gestion des horaires a permis de créer une base de données facile à utiliser qui offre une meilleure visibilité globale.

Principaux enseignements

• Le logiciel de planification des examens de Celcat a considérablement amélioré le processus de gestion des examens de l’Université de Johannesburg, ce qui a permis d’accroître l’efficacité et de réduire la charge de travail.
• La flexibilité et les fonctionnalités robustes du logiciel ont permis à l’université de Johannesburg de répondre aux besoins variés de sa population étudiante.
• L’intégration efficace avec d’autres systèmes et les capacités de reporting ont fourni une solution complète pour la programmation et l’analyse des examens.

« En mettant en œuvre le logiciel de planification des examens de Celcat, l’Université de Johannesburg a transformé son processus de gestion des examens, en gagnant en efficacité et en garantissant une expérience équitable et rationalisée à ses étudiants et à son personnel », déclare Mme Gerda Language, superviseur des calendriers d’examens à l’Université de Johannesburg.